Järkeistämistä

Kävin tänään koululla tulostelemassa pari paperia, kun itsellä ei ole tulostinta. Lisäksi oli tarkoitus käydä laki-osaston materiaalitoimistosta jotain lappuja, jotka auttais tenttiin lukemisessa, mutta se ei ollut vielä auki, joten tapoin vähän aikaa koneen ääressä. Katsellessani vieressä kasvavaa jonoa, joka koostui vuoroaan koneille odottavista oppilaista, mietin että kuinka suuri osa kyseistä luokkaa käyttävistä oppilaista on siellä vain, koska jotain kouluasioita ei voi hoitaa verkossa.

Ensin voisi luulla, että atk-luokan käyttäjät ovat siellä hoitamassa asioitaan verkon välityksellä, mutta tämä ei ole koko totuus. Monien kurssien tehtävät pitää palauttaa paperiversiona, joten aika monet lähinnä tulostelevat näitä papereita. Yhtä suuri osa todennäköisesti tappaa aikaansa, koska heidän pitää hoitaa asioita koululta käsin tiettynä ajanhetkenä. Miten paljon pienempi atk-luokka voisi olla, jos oppilaat voisivat hoitaa tällaiset tuntien ulkopuoliset asiat kotoaan käsin?

Lopulta ajattelin vapauttaa koneeni ja mennä toimistolle, koska sen piti lapun mukaan aueta muutaman minuutin kuluttua. Toki tiesin tässä vaiheessa, että se voi aivan yhtä hyvin aueta vasta puolen tunnin kuluttua australialaisen kellokäytännön mukaan. Saapuessani toimistolle sen oven eteen oli kasaantunut suuri jono oppilaita ja ovi oli vielä kiinni. Päätin käydä toisena päivänä siellä, vaikka sinne on melko pitkä matka.

Paluumatkalla mietin lisää tätä konseptia, jossa joku osaston on pitänyt palkata erillinen henkilö ylläpitämään erinäisten kurssien vanhoja tenttejä, luentokalvoja ja oheismateriaalia. Samaan aikaan koululla on hieno www-pohjainen järjestelmä, jolla koulun henkilökunta voi jakaa materiaalia tietyille kursseille sähköisesti. Miten vaikeaa voi olla dokumentin tehtyään henkilön klikata muutaman kerran, että kyseinen dokumentti olisi kaikkien oppilaiden käytettävissä sähköisesti? Tuskin paljon vaikeampaa kuin kyseisen dokumentin tulostus ja vieminen materiaalitoimistoon. Kirjastolla on jopa järjestelmä, jonne voi viedä paperidokumentteja, joita he lainaavat kopiointia varten ja jotka he lisäksi skannaavat sähköiseen muotoon ja laittavat verkkoon.

Tällaisia toimintojen päällekkäisyyksiä ihastellessa ymmärtää, mistä koulun talousahdingot johtuvat ja voi toisaalta olla iloinen ahdingosta, sillä se pakottaa ihmiset koululla miettimään toimintojen järkeistämistä. Tämä järkeistäminen voi muutaman vuoden viiveellä johtaa mm. siihen, että oppilaiden ei tarvitse tuhlata aikaansa rutiinihommien hoitamiseen koululla.

Kai organisaation pätee vähän samat niksit kuin puutarhanhoitoon. Jos organisaatiota ei viritä jatkuvasti, jossain vaiheessa tullaan pisteeseen, että sitä pitää trimmata kovalla kädellä. Ja melko kovaa trimmausta on luvassa, kun noin 600 henkilöä irtisanotaan tästä yliopistosta.